Пройти секретаря – это процесс успешного установления контакта с лицом, принимающим решение (ЛПР), минуя барьеры, которые ставит секретарь или другой сотрудник, выполняющий роль фильтра. Секретарь обычно защищает ЛПР от нежелательных звонков, встреч и писем, поэтому задача продавца или менеджера – найти подход, чтобы быть пропущенным к нужному человеку.
Почему секретарь – ключевая фигура?
- Контролирует доступ: Секретарь оценивает важность звонка или запроса и решает, пропускать ли вас дальше.
- Фильтрует информацию: Задача секретаря – отсеивать неважные предложения и экономить время ЛПР.
- Репутационный барьер: Неправильное обращение к секретарю может испортить первое впечатление о вашей компании.
Современный проход секретаря
Проход секретаря — чтобы выйти на лицо, принимающее решение, как ни крути, но связан с долей лукавства. Ведь секретарь, как страж, озадачен тем, чтобы не дать доступ «к телу», предложить корпоративный адрес для отправки коммерческого предложения.
Важно подготовиться. Постарайтесь найти имя человека, с кем планируете говорить, а также стараться говорить уверенно и спокойно и создать речевые шаблоны без частицы «не»:
- не подскажите – нельзя,
- скажите, пожалуйста – верно
Приведем 5 работающих техник, которые помогут обойти секретаря:
- «Договорились»: нужно сказать секретарю, что есть договоренность созвониться в определенное время.
- «Попросить помощи»: расположите помощника, повысив его значимость – только вы можете мне помочь…
- «Связь оборвалась»: расскажите историю, что вы только что говорили с боссом, но связь оборвалась, возможно, телефон сел, поэтому соедините по стационарному, пожалуйста
- «Органы власти»: представьтесь человеком из гос.структур, как правило, на секретарей это действует.
- «Поздний звонок»: позвоните после рабочего дня, бывает, что руководитель на месте, а секретаря уже нет.
Как пройти через секретаря?
Профессионализм и вежливость.
Секретари ценят уважение. Обращайтесь с ними так же, как вы бы хотели, чтобы обращались с ЛПР.Четкое обоснование цели.
Объясните, почему ваш запрос важен. Например:- «У нас есть уникальное решение, которое уже помогло компаниям в вашей отрасли увеличить эффективность.»
Создание ценности.
Покажите, что ваш запрос выгоден не только для вас, но и для ЛПР:- «Мы можем предложить пути оптимизации, которые сократят затраты вашей компании.»
Использование альтернативных путей.
Если секретарь не пропускает вас, попробуйте выйти на ЛПР через социальные сети, мероприятия или рекомендации от третьих лиц.
Пройти через секретаря – это искусство балансирования между настойчивостью и уважением, где ключевой акцент делается на создании ценности и профессиональном общении.
10 хитростей прохода секретаря
Проход секретаря можно совершить различными способами, которые помогут перевести звонок на руководителя. Любой из них требует от менеджера, как говорили в кинофильме, видеть цель и верить в себя. Ведь во многих случаях чтобы обойти секретаря, придется, как минимум, немного слукавить.
Итак, каким образом можно выйти на ЛПР:
- Представиться журналистом и попросить контакты руководителя, чтобы записать интервью.
- Сказать, что нужно поговорить с ЛПР по поводу уточнений деталей по крупной сделке.
- «Стать» представителем крупной структуры в той же сфере, которая ищет партнеров в регионе.
- Говорить с иностранным акцентом
- Разговаривать так, что будто вы большой начальник или очень большой начальник (в этом случае нужно срежиссировать, что звонок идет из приемной босса).
- Намекнуть на значимость секретаря: «только вы сможете мне подсказать…»
- Наладить дружеские отношения
- Сформулировать сложный вопрос, который требует большей компетенции, чем у секретаря
- Использовать в речи слово «детали» — как будто общие вопросы уже обговорены прежде.
- Звонить по окончании рабочего дня, когда секретарь уже ушел, а руководитель может задержаться.
Пример скрипта прохода через секретаря
Цель скрипта:
Пройти «фильтр» секретаря, чтобы связаться с ЛПР (лицом, принимающим решение), сохранив профессионализм и оставив положительное впечатление.
Приветствие и установление контакта
Менеджер:
Здравствуйте! Меня зовут [Ваше имя], я представляю компанию [Название компании]. Как я могу к вам обращаться?
Ждите ответа. Уточнение имени секретаря помогает наладить контакт и сделать разговор более личным.
Четкое указание цели звонка
Менеджер:
Мне нужно поговорить с [Имя ЛПР], чтобы обсудить [конкретный вопрос или выгоду].
Пример: «Мне нужно поговорить с Михаилом Ивановичем о новых возможностях снижения расходов на логистику для вашей компании.»
Реакция на попытки отфильтровать
Если секретарь спрашивает: «О чем речь?»
Менеджер:
Это связано с [уточнение темы], что важно для [укажите выгоду компании]. Я могу более подробно объяснить это Михаилу Ивановичу, так как тема специфическая.
Пример: «Мы разрабатываем решения для автоматизации складских процессов, которые помогают сократить операционные затраты на 20%. Думаю, это будет полезно обсудить напрямую с Михаилом Ивановичем.»
Если секретарь говорит: «Оставьте информацию, мы вам перезвоним»
Менеджер:
Благодарю за предложение! Однако это требует обсуждения именно с Михаилом Ивановичем, чтобы я смог ответить на возможные вопросы. Когда он будет свободен для разговора?
Обход стандартных возражений
Если говорят: «Он занят»
Менеджер:
Понимаю, что он очень загружен. Я готов подстроиться под его расписание. Когда лучше позвонить?
Если говорят: «Пишите на почту»
Менеджер:
Конечно, я могу отправить информацию на почту. Но чтобы она была максимально полезной, важно уточнить пару моментов лично с Михаилом Ивановичем. Это займет не более 5 минут.
Альтернативные подходы
Создание срочности
Это связано с вопросами, которые требуют обсуждения на этой неделе. Очень важно, чтобы Михаил Иванович был в курсе.
Выделение значимости
Мы уже сотрудничаем с [название известных клиентов], и я уверен, что это будет актуально и для вашей компании.
Завершение разговора и договоренность
Если все попытки оказались неэффективны:
Менеджер:
Благодарю за вашу помощь, [Имя секретаря]! Передайте, пожалуйста, Михаилу Ивановичу, что я свяжусь снова в удобное для него время.
Главные принципы:
- Уважение к секретарю.
- Упоминание выгоды для компании.
- Умение обходить возражения.
- Настойчивость без давления.
Скрипт можно адаптировать под вашу нишу и специфику клиентов.
