День руководителя отдела продаж — должен быть четко спланирован, иначе при такой многозадачности этой позиции может возникнуть цейтнот.
Раписание дня руководителя отдела продаж
Для начала проговорим функции руководителя отдела продаж:
- Постановка планов и задач
- Контроль исполнения обязанностей менеджерами
- Проведение собраний, совещаний, планерок
- Формирование отчетности
- Анализ текущей ситуации в компании
- Анализ рыночной ситуации и конкурентов
- Обучение и тестирование сотрудников
- Оценка результатов продаж на текущий момент
- Взаимодействие с ключевыми клиентами
- Отработка претензий клиентов
- Тестирование и внедрение новых инструментов и технологий продаж
Соответственно, большая часть рабочего дня должна быть посвящена именно выполнению этого функционала. Примерный план рабочего дня может быть таким:
- Просмотр электронной почты, деловых новостей
- Утренняя планерка с менеджерами, фиксация планов продаж, прогнозов по оплатам
- Деловая переписка
- Переговоры с ключевыми партнерами
- Прослушивание звонков, оценка работы конкретного сотрудника
- Контроль показателей до 14.00, вывод на дашборд
- Просмотр электронной почты
- Инструктаж менеджеров, у которых слабые результаты
- Контроль результатов на 16.00, вывод на дашборд
- Сбор отчетов план/факт, формирование сводного отчета
- Планирование следующего дня
Очень важно наладить каналы быстрой коммуникации через мессенджеры. В рабочих чатах можно фиксировать текущие показатели на заданные моменты, фиксировать время прихода на работу каждого менеджера, быстро передать нужную информацию тем, кто находится «в полях».
Руководителю отдела периодически необходимо организовывать процесс обучения сотрудников: отслеживать и предлагать актуальные темы для проведения тренингов, мастер-классов, тестирования. Часть занятий он может взять на себя. Например, провести разбор удачных и неудачных телефонных переговоров – таким мини-темам можно посвящать собрание в конце рабочей недели.
Периодически РОП должен анализировать причину отвала клиентов и предпринимать усилия по их возврату. Важно также вести своих клиентов, их не должно быть много, но они должны быть стратегически важны для компании. Поэтому у руководителя обязательно должны быть запланированы встречи или переговоры с клиентами.
Руководитель отдела продаж обязательно должен взаимодействовать с другими подразделениями. В первую очередь, речь об отделе маркетинга, который нацелен на выполнение маркетингового плана – генерировать лиды для отдела продаж.
FAQ по планированию рабочего времени руководителя отдела продаж
- Увеличивает личную продуктивность.
- Позволяет сосредоточиться на стратегических задачах.
- Снижает уровень стресса.
- Повышает эффективность работы отдела продаж.
- Постановка целей и KPI для команды.
- Анализ продаж и подготовка отчетов.
- Мотивация и обучение сотрудников.
- Встречи с клиентами и партнерами.
- Оптимизация процессов и инструментов.
- Определите приоритетные задачи (используйте метод ABC).
- Разделите задачи на срочные и важные.
- Составьте список дел на день и неделю.
- Календарь: Google Calendar, Outlook.
- Трекеры задач: Trello, Asana, Todoist.
- Системы CRM: для контроля работы команды.
- Тайм-трекеры: Toggl, Clockify для анализа времени.
- Утро: работа над стратегическими задачами.
- Дневное время: встречи и коммуникации.
- Вечер: анализ результатов дня и планирование следующего.
Используйте Матрицу Эйзенхауэра:
- Важно и срочно: выполняйте сразу.
- Важно, но не срочно: планируйте в график.
- Срочно, но не важно: делегируйте.
- Не важно и не срочно: исключите.
- Административные задачи (подготовка отчетов, документация).
- Рутинные процессы (проверка заявок, контроль стандартов).
- Организацию встреч и мероприятий.
- Четко объясняйте суть задачи и ожидаемый результат.
- Убедитесь, что сотрудник понимает свои обязанности.
- Установите контрольные точки для проверки.
- 30–40% времени — на обучение и мотивацию сотрудников.
- 10–15% — на личные встречи с ключевыми сотрудниками.
- Регулярно проводите утренние планерки (15–20 минут).
- Проводите еженедельные совещания для анализа результатов.
- Используйте системы обратной связи.
- Внедряйте геймификацию для повышения вовлеченности.
- Ограничьте время на совещания (не более 1 часа).
- Делайте перерывы каждые 90 минут работы.
- Ставьте реалистичные цели на день.
- Начинайте день с самых сложных задач.
- Разбивайте крупные задачи на мелкие шаги.
- Используйте технику Pomodoro для концентрации.
- Используйте онлайн-инструменты для планирования и отчетности (Zoom, Slack, Asana).
- Проводите регулярные созвоны для обсуждения задач.
- Установите четкие сроки и зоны ответственности.
- Проведите анализ своих ошибок в планировании.
- Увеличьте буферное время между задачами.
- Пересмотрите свои приоритеты и делегируйте дополнительные обязанности.
- Еженедельно: 1–2 часа на анализ ключевых показателей (KPI).
- Ежемесячно: 3–4 часа на подготовку и изучение отчетов.
- Ежеквартально: детальный анализ и корректировка стратегии.
Полезные советы
- Планируйте заранее: составляйте расписание на неделю каждое воскресенье.
- Контролируйте выполнение задач: используйте контрольные точки.
- Фокусируйтесь на ключевых задачах: избегайте мультизадачности.
- Оставляйте время на непредвиденные ситуации: 10–15% рабочего дня.
- Постоянно развивайтесь: читайте книги, проходите тренинги по тайм-менеджменту.
