Разделение отдела продаж по функциональным обязанностям — это организационный подход, при котором обязанности внутри отдела продаж распределяются между сотрудниками в зависимости от их специализации. Такой подход позволяет каждому менеджеру сосредоточиться на конкретной части процесса продаж, улучшая эффективность работы отдела в целом.
Разделение отдела продаж предполагает разграничение зон ответственности среди сотрудников. Конечно, достаточно широко распространена модель, которую можно описать следующим образом: менеджер выходит на работу, начинает привлекать новых клиентов, собирает базу для себя, а потом ее обслуживает.
Деление отдела продаж в современных условиях
Схема работает, но вопрос – насколько эффективно? Когда еще база пуста, все усилия направлены на поиски клиентов. Но когда появляются текущие покупатели, не всегда четко можно планировать работу – когда искать, а когда обслуживать, что в приоритете.
Мы считаем, что более понятной выглядит структура отдела продаж, когда функциональные обязанности менеджеров разделены. Одни сотрудники привлекают новых клиентов, заключают с ними первую сделку, а затем передают менеджеру, работающему с текущими покупателями.
Если приток новых клиентов не столь велик, есть другие варианты деления обязанностей. Например, по каналам продаж (розница или оптовики), по регионам, по продуктам, по сегментам и т.д. Допустим, у вас продажи женской одежды и детского ассортимента, соответственно, одни менеджеры занимаются продажей одного продукта, другие – другого. Или одна группа отдела продаж в компании по производству постельного белья работает с дистрибьюторами, вторая – с оптовиками, а третья – с торговыми сетями.
Не исключено, что в отделе продаж нужны ассистенты, которые будут отвечать за документацию, формирование заявок на сборку/доставку, создание отчетности.
Чтобы организационная структура была эффективной, в отделе нужен дух конкуренции. Это станет возможным, если сразу несколько сотрудников будут выполнять однотипную работу. Здесь есть еще один плюс: при необходимости они смогут друг друга.
Для всех направлений отдела продаж должны быть разработаны планы, декомпозированные на каждый день и на каждого сотрудника. Контроль за выполнением этих планов должен осуществляться ежедневно.
Цель разделения
Основная цель — оптимизировать процесс продаж, снизить нагрузку на сотрудников и повысить конверсию на каждом этапе сделки. Это достигается за счёт того, что каждый специалист фокусируется на своей ключевой задаче и выполняет её максимально качественно.
Преимущества разделения
- Повышение эффективности: сотрудники выполняют свои задачи быстрее и качественнее.
- Снижение ошибок: благодаря узкой специализации сокращается количество недочётов.
- Улучшение клиентского опыта: клиент получает лучшее обслуживание на каждом этапе.
- Рост производительности: каждый сотрудник работает в своей зоне компетенции, что повышает общий KPI отдела.
Принципы разделения
Разделение отдела продаж по функциональным обязанностям основывается на нескольких ключевых принципах, которые позволяют эффективно организовать работу и повысить общую производительность команды. Один из важных аспектов — это чёткая структура работы. Важно, чтобы каждому сотруднику была выделена конкретная зона ответственности, что позволяет исключить перекрытие обязанностей и избыточную нагрузку на работников. Когда каждый понимает, за что он отвечает, процесс становится более прозрачным и упорядоченным.
Кроме того, важно обеспечить системность в процессе работы отдела. Это означает, что работа организуется по заранее продуманным этапам, которые соответствуют логике воронки продаж. Каждый сотрудник выполняет свою роль на определённой стадии: от генерации лидов до закрытия сделок и их последующего сопровождения. Такая систематизация позволяет избежать хаоса и сделать процесс продаж предсказуемым и контролируемым.
Третий принцип — это специализация. Когда сотрудник фокусируется на одной задаче, он имеет возможность углубиться в неё и стать настоящим экспертом в своей области. Например, специалисты по холодным звонкам могут совершенствовать свои навыки в области выявления потребностей и работы с возражениями, а менеджеры, занимающиеся сопровождением клиентов, могут сосредоточиться на длительном построении отношений. Это способствует повышению эффективности работы каждого сотрудника и, в конечном итоге, всего отдела.
Таким образом, разделение отдела продаж по функциональным обязанностям создаёт не только чёткую структуру и упрощает управление, но и позволяет каждому сотруднику быть более продуктивным за счёт своей специализации. Все эти элементы в совокупности способствуют росту прибыли компании и улучшению клиентского опыта.
Варианты разделения функций в отделе продаж
По этапам воронки продаж:
- Lead Generation (Генерация лидов): поиск потенциальных клиентов, холодные звонки, привлечение через маркетинг.
- Pre-Sales (Предпродажи): квалификация лидов, первичное общение, выявление потребностей.
- Sales (Продажи): проведение переговоров, подготовка коммерческих предложений, закрытие сделок.
- Account Management (Управление клиентами): работа с существующими клиентами, до продажи, удержание клиентов.
По сегментам клиентов:
- Малый и средний бизнес (МСБ).
- Крупные корпорации.
- VIP-клиенты.
По продуктам или услугам:
- Специалисты по одному продукту/услуге или их группе.
- Универсальные менеджеры, работающие с несколькими направлениями.
По каналам продаж:
- Работа с входящими заявками.
- Продажи через телефон.
- Личные встречи.
- Онлайн-продажи.
По региону:
- Локальные продажи.
- Международные продажи.
Система мотивации при разделении отдела продаж
Для каждой группы менеджеров со схожими функциональными обязанностями необходимо разработать свою систему мотивацию. Общей в ней может быть твердый оклад, который сотрудник получает, когда ходит на работу. А вот планы по активности, ключевые показатели эффективности будут у каждого свои.
Важно, чтобы сотрудники знали о них, эти показатели были выполнимыми (то есть менеджер может повлиять на его выполнение) и реальными. Третья часть мотивации – бонусы. Здесь также важно продумать, в каком размере бонус будет мотивировать персонал работать больше.
Пример разделения функциональных обязанностей
Компания занимается продажей IT-решений.
- Генерация лидов: сотрудники ищут контакты клиентов через соцсети и базы данных.
- Предварительный контакт: другой специалист звонит клиенту, узнаёт потребности и подтверждает заинтересованность.
- Основные продажи: менеджер готовит персонализированное предложение и закрывает сделку.
- Сопровождение: после продажи клиент передаётся аккаунт-менеджеру для поддержки и повторных продаж.
